Costa Brava Girona: preparada para los nuevos formatos MICE

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El formato de jornada híbrida, que combina la participación presencial con la virtual, es una propuesta que está ganando seguidores rápidamente.

Lo pudimos ver en la Jornada Híbrida Asociativa celebrada el 20 de julio en el Palau de Congressos de Girona.  En la reunión se debatieron los nuevos formatos de organización de congresos del mercado asociativo.

La parte virtual del evento incluyó la participación remota de algunos de los ponentes, así como la interacción de los asistentes, quienes pudieron hacer preguntas al panel de expertos o responder a las cuestiones planteadas durante las intervenciones. La empresa Leeksonfilms Produccions estuvo a cargo de la transmisión online de la jornada.

El panel de ponentes estaba formado por representantes del sector MICE, asociaciones, empresas patrocinadoras y proveedores de tecnología, cada uno de los cuales respondió a una pregunta sobre el futuro de los congresos relacionada con su ámbito. Así, se habló sobre nuevas tecnologías, el futuro del patrocinio o el papel de los destinos, entre otros temas.

Tras las intervenciones, se celebró una mesa redonda interactiva en la que participó el público presente en el Palau de Congressos de Girona y la audiencia virtual.

Momento de la mesa redonda. El arreglo del escenario es obra de Opera Lloguers, uno de los miembros CBGCB

Claves de la propuesta híbrida

Los eventos híbridos, según se concluyó, también desempeñarán un papel importante en el futuro de los congresos asociativos, ya que reúnen las ventajas de los eventos presenciales y las de los virtuales.

Desde el punto de vista tecnológico, se destacó la oportunidad que ofrece la incorporación de recursos online para facilitar la interacción y la difusión de contenidos a audiencias más segmentadas, con la posibilidad de medir su alcance e interés.

El patrocinio, que en el caso de los eventos presenciales se concentra en espacios de exposiciones comerciales paralelas al congreso, se diversificará con la incorporación de los espacios virtuales en la propuesta organizativa. Las soluciones tecnológicas permiten difundir contenidos más allá del tiempo del congreso y ofrecer a los patrocinadores la posibilidad de generar nuevos contactos (leads) y promover la conversación en las redes sociales.

Por otro lado, también se señaló la importancia para los congresistas de la experiencia del viaje y el incentivo en los destinos.  Si bien la tecnología permite compartir conocimientos y generar contactos, no puede ofrecer la misma experiencia vital y de relaciones interpersonales.

Los expertos en turismo de negocios señalaron el papel de los eventos presenciales en la reactivación económica, especialmente dentro de un sector tan afectado por la pandemia.

Con el fin de facilitar la distancia social, muchas ciudades como Girona han mejorado la movilidad y la accesibilidad. Palacios de congresos y espacios singulares se han adaptado rápidamente a la situación de pandemia, con nuevos aforos, garantía de distancia social, protocolos de actuación y medidas higiénicas, así como el uso de recursos tecnológicos para el registro de asistentes, entre otras acciones. Hoteles y restaurantes han realizado también este esfuerzo con el fin de garantizar la máxima seguridad y bienestar de usuarios y trabajadores.

Adaptación y profesionalidad del sector

Las más de 140 empresas e instituciones del sector turístico que conforman el Costa Brava Girona Convention Bureau están preparadas para mantener su actividad con todas las medidas de seguridad e higiene necesarias para organizar y acoger los eventos que nos ayudarán a superar la barrera de la distancia y aprovechar al máximo todas las oportunidades para reunirnos con nuestros compañeros, clientes o colegas de profesión. Sin duda, la opción de incluir herramientas tecnológicas para organizar eventos híbridos nos ayudará a volver a celebrar estas reuniones tan necesarias.