Six recommandations pour aborder un événement online

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Les organisateurs professionnels d’événementiel, qu’ils appartiennent à un service marketing et communication d’une entreprise ou qu’ils opèrent depuis une agence, ont dû se former pour adapter les ressources à l’environnement online. Cela leur permet de continuer à offrir des stages de formation, des présentations et autres événements nécessaires à la bonne marche des entreprises et institutions.

Pendant ces derniers mois, nous avons accumulé un tas de connaissances sur des ressources et méthodologies qui peuvent nous être utiles. Compte tenu que ce format est désormais introduit dans nos activités MICE, il est temps maintenant d’y mettre bon ordre.

Pour ce faire, Carles Ruíz, responsable de Divertimento, a identifié six aspects fondamentaux en vue d’organiser un événement online.

  1. Choisissez une plateforme numérique de confiance, de préférence celle avec laquelle vous êtes le plus à l’aise.
  2. Assurez-vous que cette plateforme dispose bien des outils permettant de gérer l’événement, depuis la planification jusqu’à l’analyse ultérieure.
  3. De même, dans l’environnement online, il faut, au préalable, préparer la structure en détail et élaborer un séquencier (scénario).
  4. Améliorez l’expérience de visualisation des participants/spectateurs. Au lieu de faire un plan unique pendant tout l’événement, ajoutez de la variété en filmant à partir de plusieurs webcams ou téléphones intelligents et en insérant des vidéos, graphismes et présentations.
  5. Personnalisez l’événement dans la mesure du possible. Tout comme dans les environnements en présentiel, il faut chercher toutes les opportunités de faire ressortir la personnalité de l’événement à l’aide de graphiques corporatifs. Les chats, les votes et les graphismes de transition sont des recours idéaux pour atteindre cet objectif.
  6. Désignez une personnes pour coordonner l’événement avant, pendant et après.