Com impulsar esdeveniments acadèmics i científics a Girona

La Costa Brava i el Pirineu de Girona s’han consolidat com una destinació MICE amb una forta vinculació a la recerca, la innovació i l’activitat universitària. La presència de la Universitat de Girona (UdG), el Parc de Recerca i Innovació, el Palau de Congressos i un ecosistema actiu d’institucions, empreses i professionals fan de la demarcació de Girona un entorn especialment adequat per acollir congressos acadèmics, jornades científiques, seminaris i trobades professionals.

En aquest context, l’Oficina de Congressos i Esdeveniments de la Fundació Universitat de Girona: Innovació i Formació pot esdevenir una aliada clau per transformar una iniciativa acadèmica o científica en un esdeveniment amb projecció nacional i internacional. El seu coneixement de l’àmbit universitari, la capacitat de gestió integral i la connexió amb els recursos que ofereix Girona com a destinació congressual, permet donar suport a formats acadèmics i formatius internacionals.

En aquesta línia, iniciatives com la 2nd International Summer School on AI for Diabetes Management o la 41st EMS Summer School, reforcen el posicionament de la ciutat com un entorn universitari obert al talent, la formació avançada i la transferència de coneixement.

Els esdeveniments científics es poden celebrar en diferents espais de la Universitat de Girona (UdG), com el Campus Barri Vell, el Campus Montilivi o el Campus Centre, amb l’Aula Magna com a espai de referència per a actes de fins a 450 persones. I, quan cal acollir formats de més aforament, l’oferta es complementa amb el Palau de Congressos de Girona.

Però, a més, la seva proximitat amb tot l’ecosistema universitari –ubicada al Centre d’Empreses Giroemprèn, dins el Parc de Recerca i Innovació de la UdG-, permet comprendre les necessitats específiques dels congressos científics i acadèmics, des de la relació amb els comitès organitzadors fins a la coordinació del programa, els ponents, les inscripcions o la documentació tècnica.

La seva tasca també contribueix a ampliar el llegat dels congressos, afavorint que el coneixement compartit arribi als professionals, a les institucions, a les empreses i, en alguns casos, també a la ciutadania. Una experiència que es reflecteix en congressos realitzats com la Michele Taruffo Girona Evidence Week, centrada en l’àmbit jurídic i acadèmic, o la Living Knowledge Conference, una trobada internacional vinculada a la relació entre recerca, societat i comunitat.

Es tracta de gaudir d’un servei complet i adaptat a les característiques de cada esdeveniment, amb un equip humà que acompanya els organitzadors des de les primeres fases de planificació fins al tancament final: coordinació tècnica, administrativa, científica i logística. Un acompanyament especialment rellevant en congressos acadèmics i científics, que requereixen coordinar institucions, equips de recerca, ponents, assistents i proveïdors i permet que els organitzadors se centrin en el contingut i els objectius científics de la trobada.

Encarregar-se de la gestió del pressupost, les inscripcions, la facturació, la cerca i contractació de proveïdors, la gestió de l’allotjament i dels ponents, la preparació de materials, les acreditacions o els certificats d’assistència, pot evitar molts mals de cap als organitzadors. A més, la proposta i contractació d’actes socials i culturals vinculats al congrés, permet integrar l’esdeveniment al territori, a través de recepcions institucionals, visites guiades pel patrimoni de la ciutat, actuacions artístiques, propostes de cultura popular o exposicions vinculades a la temàtica del congrés.

Finalment, els serveis web, la gestió de comunicacions, la relació amb els comitès científics, la publicació dels programes o l’enviament de newsletters i l’emissió de certificats digitals, amb opció multilingüe, també són serveis que es posen a l’abast dels organitzadors.

Es tracta d’una agenda diversa, amb congressos i jornades vinculats a àmbits de coneixement molt diferents. Cites de projecció internacional, com la 23rd IMISCOE Annual Conference, centrada en migracions, mobilitats i diversitat, és un dels esdeveniments europeus més rellevants en el seu àmbit, impulsat per una xarxa amb més de 60 institucions membres de 28 països i amb prop de 1.000 participants en cada edició.

D’altra banda, el simposi internacional FRPRCS17, vinculat a l’enginyeria i els materials aplicats a la construcció, exemplifica el valor dels congressos altament especialitzats: reuneix recerca, indústria i perfil tècnic en un àmbit estratègic com l’enginyeria civil, els materials avançats i la rehabilitació sostenible d’infraestructures.

Aquests esdeveniments sumats a d’altres com el GLEON 2026 All Hands’ Meeting, relacionat amb la recerca científica i ambiental, mostren la capacitat de Girona per atraure trobades acadèmiques i científiques d’abast internacional. Com resumeix l’equip de l’Oficina, “treballem els congressos com a espais de projecció i transferència, on el coneixement acadèmic es transforma en impacte real i compartit”.